Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à des multiples menaces comme les cyberattaques, les catastrophes naturelles voire même les pannes de courant.
Dans l’ensemble, ces types de catastrophes sont généralement difficiles à prévoir et souvent inévitables. Cependant, cela ne signifie pas qu’une entreprise est incapable de planifier une situation de crise.
Mais, comment vous préparez-vous à l’inattendu ? L’approche la plus courante et la plus robuste consiste à la création d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) bien testé et détaillé.
Qu’est-ce qu’un Plan de Continuité d’Activité ?
D’après le Secrétariat Général de la Défense et de la Sécurité Nationale, un Plan de Continuité d’Activité “a pour objet de décliner la stratégie et l’ensemble des dispositions qui sont prévues pour garantir à une organisation la reprise et la continuité de ses activités à la suite d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal”.
Par conséquent, le plan doit prendre en compte tous les aspects susceptibles d’affecter les opérations d’une organisation, tels que les actifs, la technologie et le personnel.
Six étapes pour créer un Plan de Continuité d’Activité
La création d’un PCA doit être soigneusement étudiée afin de créer un plan adapté à votre entreprise. Nous vous avons résumé les principaux points à inclure lors de la création d’un Plan de Continuité d’Activité.
1. Identifier le contexte de votre plan
Vous devez définir le but ainsi que le contexte du plan en listant les objectifs et les obligations de votre organisation. Si votre entreprise est présente dans plusieurs pays, vous devez également définir la portée du plan ainsi que les impacts sur les différents sites.
2. Identifier les principaux domaines d’activité de votre entreprise
Les principaux domaines d’activité de votre organisation dépendront du secteur et du type de votre entreprise. Les commerçants devront peut-être inclure leurs magasins dans le plan, tandis qu’une entreprise de logiciels devra plutôt se concentrer sur l’infrastructure technologique.
3. Le rôle des responsables
Un responsable devra être désigné pour la mise en œuvre du Plan de Continuité d’Activité en temps de crise. Idéalement, il devrait y avoir un chef de projet et un responsable par département.
4. La stratégie opérationnelle
Une stratégie de travail devra être définie pour l’ensemble des services. Les responsables des équipes devraient mettre en place des plans de continuité des activités pour toutes les équipes, les logiciels et les actifs physiques ou numériques. Ces différents flux devraient ensuite alimenter le Plan de Continuité d’Activité global. Le plan devrait également inclure les coordonnées de toutes les managers ainsi que leurs numéros de téléphone mobile. Un SMS ou un appel téléphonique sont les deux formes de communication les plus efficaces en cas de crise.
5. La communication
Une fois le plan défini, il est essentiel que le PCA soit clairement communiqué à tous les services en interne. Il doit également être documenté et enregistré dans un endroit facilement accessible. La clé du succès est d’avoir le plan visible à tout moment par toutes les parties prenantes. Dans certaines situations, il peut être nécessaire de communiquer une version de votre PCA à vos clients et fournisseurs.
6. Tester votre PCA
Vous devez régulièrement tester et modifier votre Plan de Continuité d’Activité, pour vous assurer que tout fonctionne et s’il est toujours en adéquation avec vos opérations commerciales. Les différents tests vous permettront de garantir son fonctionnement sur le long terme. Pensez à utiliser les moyens de communication utilisés par vos partenaires comme les SMS pro ou WhatsApp Business.
Comment intégrer les SMS dans votre Plan de Continuité d’Activité ?
Les SMS peuvent être intégrés et utilisés de plusieurs manières pour aider votre entreprise lors d’une situation inattendue. Nous vous avons sélectionné les différentes utilisations des SMS en temps de crise :
- La sécurité du personnel
- Tenir le personnel informé en cas de crise
- Surveillance des systèmes 24/7 via des SMS automatisés
- Gérer la sécurité
- Améliorer les communications avec les clients
- Garder les équipes connectées
- Envoyer des alertes
- Préserver les ressources
Pour plus d’informations sur la façon dont nous pouvons vous aider à assurer que votre entreprise continue de fonctionner même dans les conditions difficiles, veuillez contacter notre équipe par email [email protected] ou au 01 70 99 35 52.
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