D’après la dernière étude réalisée par PwC, 72 % des organisations françaises ont connu au moins une crise au cours des cinq dernières années. Certaines entreprises sortent d’une crise indemne et dans certains cas, elle aura permis de renforcer leur performance. Dans cet article, nous allons identifier les meilleures pratiques pour assurer la continuité des activités en cas de crise.
La gestion d’une crise demeure dans sa préparation. En France, 41 % des organisations réalisent des exercices ponctuellement. De plus, les plans testés et affinés ont conduit ces entreprises dans 69 % des cas, à un ajustement du dispositif.
Cependant, vous ne pouvez pas planifier toutes les éventualités. Par conséquent, il est important de considérer ce qui est le plus susceptible d’arriver à votre entreprise.
Évaluer les risques en fonction de “votre entreprise”
Vos locaux risquent-ils d’être inondés ? Que se passerait-il si, votre infrastructure logicielle tombait en panne ? Que se passerait-il si, votre entreprise traversait une période de négociation difficile et ne pouvait plus payer ses créances ?
Au moment d’écrire ces lignes, la crise la plus susceptible de frapper de nombreuses entreprises françaises est la menace du COVID-19, une maladie infectieuse. L’impact de cette crise dépendra du secteur et de la taille de votre entreprise.
Une entreprise dans le secteur de l’informatique basant ses activités sur le Cloud pourra facilement déployer le télétravail et ne verra probablement aucune différence dans la productivité. Les entreprises du secteur du retail ou de la logistique auront d’autres défis à relever en temps de crise.
Préparer un Plan de Continuité d’Activité, même si vous êtes le responsable d’une PME
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, du commerçant indépendant aux sociétés multinationales, devraient créer un Plan de Continuité d’Activité. Ce plan permettrait d’évaluer les crises les plus susceptibles d’avoir un impact sur votre entreprise afin de les atténuer.
Vous pouvez utiliser les moteurs de recherche pour trouver des exemples des plans pour votre secteur d’activité et en fonction de la taille de votre entreprise, afin d’atténuer les risques.
Votre Plan de Continuité d’Activité devrait inclure :
- Un responsable de la gestion de crise avec son poste et ses coordonnées. La situation de crise peut être signalée par un autre collaborateur, mais cette personne (ou équipe) mettra en œuvre le plan. Si votre entreprise opère dans différentes locations, vous aurez besoin de nommer un responsable dans chaque bureau.
- Un plan de communication interne et externe afin d’informer votre équipe, la clientèle ainsi que les fournisseurs sur la situation.
- Des modèles de messages prêts à l’emploi pour vos SMS, emails et réseaux sociaux pour communiquer rapidement, clairement et en toute confiance. Vous pouvez préparer ces modèles à l’avance afin que vous puissiez consacrer votre énergie à gérer des situations plus complexes.
NB : Si vous avez besoin d’aide pour ajouter des modèles de message à vos services SMS professionnels Esendex. N’hésitez pas à contacter notre équipe qui se fera un plaisir de vous aider.
- Une liste de tous les systèmes susceptibles d’être affectés et des détails sur les options de sauvegarde. Cela vous aidera également à identifier les choses que vous pouvez faire avant la crise pour limiter son impact.
En ce qui concerne spécifiquement le Coronavirus, Gartner a créé une liste des 10 questions clés que vous devriez considérer et qui vous aideront à développer votre plan.
Tester votre plan
Il est très important de tester votre plan pour pouvoir l’affiner et rajouter des informations. Choisissez un jour et appliquez votre plan à la lettre, à l’exception de l’envoi de communication externe. Ce test permettra de vérifier la qualité de votre communication en interne ainsi que la liste des numéros de portable de vos collaborateurs.
Vous pourrez alors constater que la liste des numéros est obsolète ou que certains de vos systèmes sont inaccessibles à partir des adresses IP de vos collaborateurs. Vous aurez alors besoin d’un support informatique pour assurer la connectivité de tous les emplacements avec des VPN. Vous ne pourrez pas tout prévoir et c’est pour cela que ces tests en amont sont essentiels.
Après la journée de test effectuée, il est préférable de mettre les résultats de votre test sur papier pour effectuer les changements et vous donner un avantage concurrentiel. En effet, certains de vos clients peuvent préférer ou même insister pour ne travailler qu’avec des fournisseurs qui ont un Plan de Continuité d’Activité régulièrement testé.
Enfin, assurez-vous que tous les membres de votre personnel ont accès et comprennent votre Plan de Continuité d’Activité. Si vous avez un programme e-learning dans votre entreprise, vous pourrez facilement l’inclure à un module pour favoriser la compréhension et l’exécution.
Si vous avez besoin d’aide pour votre stratégie de communication interne en cas de crise ou d’urgence. N’hésitez pas à contacter notre équipe au 01.70.99.35.52 ou par email [email protected]. Nous avons travaillé avec de nombreuses entreprises et nous serons ravis de partager nos connaissances avec vous.
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