Messagerie professionnelle : quel rôle dans la communication en entreprise ?

Si la messagerie professionnelle sert de lien avec l’extérieur (clients, fournisseurs, prestataires, filiales…), c’est aussi une valeur sûre pour communiquer au sein de l’entreprise. L’e-mail est d’ailleurs le moyen numéro 1 pour échanger avec ses collaborateurs. Toutefois, grâce à l’évolution continue des technologies, de nouveaux outils offrant davantage d’opportunités ont fait leur apparition dans les entreprises, permettant de fluidifier la communication en interne. Explications.

L’importance de la messagerie professionnelle

Pour rappel, la messagerie professionnelle est une adresse e-mail qui correspond à un nom de domaine spécifique. Celle-ci peut ensuite être déclinée en adresses e-mail nominatives pour chacun des collaborateurs de la société. 

Les objectifs de la messagerie professionnelle pour les entreprises sont les suivants : 

• Échanger facilement des informations entre collaborateurs, rendre ces derniers plus autonomes et gagner en performance.
• Gérer la communication interne de manière efficace (communications groupées, agenda…).
• Sécuriser les informations échangées, car le contenu des messages d’entreprise sont souvent des données sensibles, confidentielles et/ou capitales. En optant pour une messagerie professionnelle, l’entreprise bénéficie de nombreuses fonctionnalités de sécurité.
• Disposer d’adresses e-mail pérennes, que l’entreprise maîtrise totalement.
• Bénéficier d’un espace de stockage adapté, contrairement à une boîte de réception de messagerie gratuite.

À lire aussi : Adoption de la messagerie mobile en entreprise en 2021 (infographie)

Communication interne : de nouvelles alternatives à l’email

À l’ère du développement du télétravail, exacerbé par la crise du COVID-19, il est crucial pour les entreprises de repenser leur façon de travailler et de transmettre les informations en interne. Dans tous les secteurs de l’entreprise, la collaboration en temps réel est plus que jamais essentielle et l’information doit circuler de manière fluide. 

Grâce aux évolutions technologiques, il existe désormais plusieurs types d’outils pour organiser la communication interne, offrant plus de possibilités aux entreprises : travail collaboratif, gain d’efficacité, amélioration de la productivité, réduction considérable des flux de mails et diminution du stress…

La messagerie instantanée

Ces dernières années, la messagerie instantanée s’est imposée comme un véritable canal d’échange entre collaborateurs. Plus rapides que l’envoi d’e-mail, ces solutions de discussions instantanées, à l’image de Slack ou de Teams, permettent de : 

• recevoir et envoyer des documents ;
• créer des groupes de travail ;
• réaliser des appels audio et vidéo ; 
• diffuser des notes de service ;
• gérer des situations en temps réel ; 
• favoriser les échanges informels, qui contribuent à la cohésion d’équipe. 

En définitive, ces outils de messagerie instantanée répondent à un nouveau besoin des entreprises, celui d’être toujours plus réactif pour rester compétitif.

La messagerie mobile

Habituellement très utilisée pour communiquer en externe auprès des clients, la mise en place d’un service de SMS professionnels en interne est tout aussi efficace et permet aux entreprises de communiquer avec leurs salariés personnellement et directement.

Peu importe le secteur d’activité dans lequel l’entreprise évolue, celle-ci peut envoyer des informations ciblées à ses collaborateurs de manière quasi instantanée : emplois du temps, heures supplémentaires, rappels de réunions, informations de dernière minute, messages RH, ou toutes autres annonces.

Les avantages de l’envoi de SMS professionnels pour la communication en entreprise sont nombreux :  

• la transmission d’informations par SMS est rapide et efficace ; 
• le taux de lecture des SMS est très élevé (96 %) ; 
• l’envoi de SMS permet de contacter ses équipes à tout moment, lorsqu’elles sont sur le terrain par exemple ; 
• le SMS constitue un moyen facile et abordable pour communiquer auprès d’un public ciblé ; 
• la messagerie mobile professionnelle permet de réaliser des envois de masse, jusqu’à 50 000 collaborateurs en même temps ; 
• les entreprises peuvent partager des documents clés avec leurs collaborateurs grâce à l’ajout de pièces jointes au format PDF.

Le RCS

RCS signifie « Rich Communication Services ». Il s’agit d’une technologie conçue afin d’améliorer les fonctionnalités offertes par le SMS. Son utilisation est similaire à celle de WhatsApp, Facebook Messenger et iMessage d’Apple : 

• discussions de groupes ;
• messages vocaux ;
• transferts de fichiers ;
• partage de vidéos et de photos en HD, etc.
   

L’avantage de la technologie RCS pour communiquer entre collaborateurs est que les données sensibles échangées ne sont pas livrées à une entreprise privée telle que Meta. La technologie RCS est aujourd’hui disponible sur Android, mais pas sur Apple, qui montre toutefois des signes d’ouverture. Les applications l’utilisant sont libres d’utiliser l’interface qu’elles souhaitent et d’adopter le nom qu’elles veulent. L’entreprise peut donc le renommer et le personnaliser à sa guise pour se l’approprier totalement.

À lire aussi : Utilisation des SMS en entreprise en 2021 (infographie)

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Pour aller plus loin :

• Adoption de la messagerie mobile : tendances 2021
• Étude : En trois ans, l’utilisation des SMS en entreprise a augmenté de 30 %
• Pourquoi les SMS sont un facteur clé dans les secteurs de la logistique ?